Business Functions im SAP aktivieren – worauf achten?

Mit den Business Functions stellt die SAP viele Funktionalitäten zur Verfügung. Die Aktivierung solltest du gut planen, denn es gibt keinen Weg zurück.

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Was sind Business Functions?

Mit jedem neuen Erweiterungspaket (Enhancement Package) gibt es eine Vielzahl an nützlichen Funktionalitäten. SAP nennt diese Funktionalitäten Business Functions. Mittels eines eigenen Frameworks schaltest du sie gezielt ein, aber nur selten wieder aus. Denn Business Functions lassen sich in der Regel nicht mehr deaktivieren! Den Knopf “Rückgängig” gibt es nur in Ausnahmefällen.

Warum ist das so? Es werden mitunter tiefgreifende Änderungen im SAP-System vorgenommen, wie beispielsweise Änderungen an Tabellen oder an der grafischen Benutzeroberfläche.

Welche Business Functions gibt es?

Im SAP-System steigst du entweder über das Customizing ein und wählst den obersten Eintrag “Business Functions aktivieren” (Transaktion SPRO), oder du startest direkt die Transaktion SFW5. Danach siehst du eine Liste der verfügbaren Business Functions inkl. Dokumentation.

Auf dem SAP Help Portal kannst du dir die zugehörigen Relase Notes ansehen, bspw. für SAP ERP 6.0 EHP8.

Welche SAP-Version habe ich im Einsatz?

Starte die SAP GUI und klicke oben in das Menü:

  • System > Status
  • Klicke auf das Feld “Komponentenversion” auf der rechten Seite
    (Dein System hat bspw. die Version SAP ECC 6.0)
  • Klicke danach auf die “Lupe” (Komponenteninformationen)
  • Suche die Softwarekomponente: SAP_APPL
    (Dein System hat bspw. die Version 605 und somit das EHP5)

Was ändert sich mit S/4HANA?

Du hast noch kein S/4HANA im Einsatz? Dieser Abschnitt ist für dich dennoch relevant! Mit S/4HANA werden einige Business Functions im Standard aktiviert (always_on), andere können nicht mehr aktiviert werden (always_off). Weiterhin gibt es Business Functions, die auf Kundenwunsch aktiviert werden können. Wäre doch schade, wenn du jetzt eine Business Function aktivierst, die du in einer späteren Migration auf S/4HANA nicht gebrauchen kannst.

Welche Business Functions in S/4HANA den Status always_on, und welche den Status always_off haben, kannst du in den folgenden Hinweisen nachlesen (die TXT-Dateien in den “Anlagen”):

  • 2240359 – SAP S/4HANA: Business Functions mit always_off
  • 2240360 – SAP S/4HANA: Always-On Business Functions

Wie funktioniert das Switch Framework?

Vereinfacht gesagt werden durch das Aktivieren einer Business Function ein oder mehrere Schalter gesetzt, durch welche wiederum Änderungen am SAP-System vorgenommen werden.

In diesem Beispiel wird die Business Function B aktiviert. Hinter dem Schalter 2 verbergen sich eine neue Tabelle, ein neuer Button auf einem Screen sowie ein neuer Customizing-Knoten im IMG.

Wie aktiviere ich eine Business Function?

Entweder gehst du über die Transaktion SPRO und wählst den obersten Eintrag “Business Functions aktivieren” oder du verwendest die Transaktion SFW5. Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, liest du in der zugehörigen Dokumentation.

Grundsätzlich gibt es zwei Alternativen zur Aktivierung: mit oder ohne Einbettung in einen Transport. Mit der Einbettung in einen Transport stellst du sicher, dass die korrekten Business Functions in alle Systeme sauber transportiert werden. Achtung: Es werden immer alle aktivierten BF transportiert, nicht nur deine. Zur Einbettung in einen Transport gehst du über die Menüleiste oben.

Die Aktivierung ohne einen Transport bietet sich bspw. auf einer Sandbox an, die nicht über eine Transportschiene an weitere Systeme angebunden ist.

Brauche ich einen Plan?

Ja! Stelle einen Cut-over Plan auf. Wie das geht erfährst du in den Beiträgen Detaillierter Cut-over-Plan mit Microsoft Excel und Einen Cut-over-Plan managementtauglich darstellen.

Du startest mit den Voraussetzungen:

  • Die Dokumentation ist gelesen und wurde verstanden (SFW5)
  • Die Auswirkungen wurden mit allen relevanten Stakeholdern (auch andere Projekte) besprochen und akzeptiert
  • Absprache mit Releasemanagement erfolgt
    (Hintergrund: Es können immer nur alle aktivierten BF transportiert werden)
  • Backups der SAP-Systeme funktionieren und können im Notfall eingespielt werden
  • Frozen Zone ist definiert, wenn erforderlich

Dein Vorgehen:

  • BF auf Sandbox aktivieren (Transaktion SFW5)
  • BF auf Sandbox testen
  • BF auf Entwicklungssystem aktivieren
    (in Transport verpacken, siehe Menü)
  • Entwicklertests und Sichtprüfungen durchführen
  • BF auf Testsystem transportieren
  • Berater und Key-User Tests durchführen
  • Regressionstests durchführen (sind andere Bereiche betroffen)
  • BF auf produktives SAP-System transportieren
    (in Einklang mit Relasemanagement)

Mit einem Notfallplan beschreibst du zudem die Schritte die erforderlich sind, um deine Backups wieder einzuspielen.

Kommunikation?

Solltest du zum ersten Mal eine Business Function aktivieren, schlage ich dir vor, dies bei deinem Management auch so zu kommunizieren. Du musst ggf. einen neuen Prozess implementieren, das bedeutet Aufwand (Kosten), Zeit und Umgang mit Risiken.

Und jetzt kann es losgehen 😉